El projecte, ideat per millorar el sistema de comunicació de l'oferta de suplències de l'àrea d'infermeria i per fer-lo més eficient i més respectuós amb els treballadors eventuals, ha estat un èxit, ja que ha permès reduir en un 80 % el nombre de trucades telefòniques i ha aconseguit un 90% de recomanacions entre els treballadors.

El sistema, en el disseny del qual hi han participat diversos departaments del centre, traspassa tot el procés de comunicació que abans es feia a través de trucades telefòniques, a un canal de missatgeria instantània: Telegram. Amb això, s'aconsegueix optimitzar el temps dedicat a la gestió de cobertures, ja que ara esdevé gairebé instantània, esdevenint més respectuós amb el temps dels candidats que ho poden visualitzar al moment des del mòbil, més democràtic, perquè s'ofereix la informació de manera simultània a tots els candidats, i afavorint la conciliació, ja que es contacta directament amb les persones interessades en l'oferta. Aquest nou mètode també ha permès eliminar els errors en les cobertures, ja que el procés informatitzat i l'ús de l'aplicació facilita el registre evitant possibles confusions a l'hora d'assignar un cas disponible pendent de cobrir.

Entrant en detall de com funciona i com es va dissenyar, es va crear un grup de Telegram que compleix la llei de protecció de dades, i es va dissenyar un document excel on es publiquen les vacants. Al grup de Telegram les dades dels participants són anònims, no es visualitza ni el telèfon ni la foto de perfil. És un canal de comunicació unidireccional, on només poden publicar els administradors (Benito Menni CASM). No està habilitada la possibilitat de respondre als participants del grup. Es genera un protocol, manual d'ús, adreçat als suplents. Se'ls donen les indicacions tècniques per tenir accés al document on es publiquen les vacants, com emplenar-lo i guardar-lo correctament. El document és un enllaç fix, que no varia cada setmana, i que es va actualitzant. Els integrants del canal es comuniquen per privat amb els administradors per indicar-ne la disponibilitat a les ofertes de suplències. L'administrador confirma per privat al professional la suplència a realitzar i modifica l'Excel a temps real, de manera que tothom accedeix a la darrera versió. Per mantenir el compliment de la LOPD i d'altres compromisos que tenim com a organització, cal que el participant signi prèviament l'autorització d'inclusió al canal. Igualment, oferim al proveïdor l'alternativa de trucar a una franja horària per preguntar per les vacants disponibles.

Actualment disposem de dos grups a Telegram:
a) “Suplències TCAI – Benito Menni CASM”, amb més de 100 subscriptors/es.
b) “HHCC TCAI – Benito Menni CASM”, amb 129 professionals a jornada parcial. 

Un nou sistema de gestió en l'àmbit de polítiques de qualitat i millora contínua dins del model d'excel·lència EFQM que ha permès ser reconegut com a tal quedant finalista als premis anuals del Club d'Excel·lencia en Gestió, dins la categoriat de sanitat.